Stap 4: budget

Het is niet het leukste onderdeel, maar toch is het verstandig om vooraf een budget te maken. En dit hoeft écht niet ingewikkeld te zijn. Door een budget te maken kom je niet voor onvoorziene kosten te staan en weet iedereen welke kosten ze kunnen verwachten.

Op deze pagina

Overzicht totale kosten Hoeveel verwacht je dat de babyshower in totaal gaat kosten?

Kosten per persoon Wat zijn de kosten per persoon?

Betalen Hoe en wanneer laat je de genodigden betalen?

Afzeggingen Wat doe je met de kosten als iemand toch niet op de babyshower komt?

Overzicht totale kosten

In stap 3 heb ik uitgelegd waar je allemaal keuzes over moet maken. Dat kan zijn een locatie, thema en zo zijn er nog een aantal dingen waar je aan moet dingen. Als je dat allemaal nog eens wil nalezen, kun je dat hier bekijken.

Nu is het tijd om alle kosten in kaart te brengen. Vraag offertes op, kijk op internet hoeveel decoratie kost en google even wat hapjes en drankjes gaan kosten. Zet dit allemaal op een rijtje, dat kan in een Excel sheet of simpel op een papiertje.

Tel alle kosten bij elkaar op en bekijk wat de totale kosten zijn. Ben je tevreden met de totale kosten of zijn jullie iets te enthousiast geweest en is de babyshower duur(der) uitgevallen? Bekijk op welke kosten je kunt besparen en wees hier creatief in.

• Willen jullie mooie slingers kopen in een thema? Slingers kun je makkelijk zelf maken.
• Hebben jullie een complete sweet table besteld met hoge bezorgkosten? Misschien kan iemand dit zelf ophalen zodat je de bezorgkosten bespaart.

Ik plus altijd nog 10% op de totale kosten. Er zijn altijd dingen die je vergeet of kosten die achteraf toch hoger blijken te zijn. De extra 10% zorgt voor een beetje marge. Hopelijk blijkt dit niet nodig en vallen de werkelijke kosten achteraf toch lager uit.

Het gebeurt niet vaak, maar in sommige gevallen biedt de familie aan om (een deel van) de babyshower te betalen. Dit bedrag kun je dus van de totale kosten aftrekken. De kosten die overblijven zul je dan verdelen over de gasten.

Kosten per persoon

Nu je de totale kosten weet, is het tijd om de kosten per persoon te berekenen. Deel de totale kosten door het aantal personen, zodat je de kosten per persoon weet. Dit bedrag is het maximumbedrag dat jullie willen besteden, maar kan uiteindelijk lager zijn omdat jullie een extra marge van 10% hebben ingebouwd.

Tip
Vergeet niet om ook de kosten van de aanstaande moeder op jullie te nemen! Dus stel jullie zijn met 10 mensen + de zwangere, deel dan het totaalbedrag door 10 mensen.

Communiceer het bedrag met alle genodigden als je de uitnodiging verstuurt (zie stap 5). Vertel erbij dat jullie ernaar streven dat dit het maximum bedrag is. Je kunt ook een bandbreedte geven, bijvoorbeeld tussen de €20 en €25 euro per persoon. Geef meteen aan wanneer je de definitieve kosten weet, bijvoorbeeld een week voor de babyshower.

Het kan zijn dat niet iedereen akkoord gaat met het bedrag dat jullie voorstellen. Je kunt niet bij iedereen in de portemonnee kijken, de een heeft nou eenmaal meer te besteden dan de ander. Probeer in deze situatie tot een oplossing te komen. Vraag welke bedrag ze zelf in haar hoofd heeft om te betalen en probeer tot een compromis te komen. Wil ze bijvoorbeeld zelf een klein cadeautje kopen in plaats van mee te doen met één groot cadeau vanuit de groep? Of beslist ze om niet mee te snoepen van de mooie taart die jullie hebben besteld? Misschien is de groep bereid om de kosten te betalen? Bespreek wat mogelijk is, meestal is er wel een middenweg te vinden.

Betalen

Op een gegeven moment zullen er dingen betaald moeten worden. Het kan geen om kleine kosten zoals een paar ballonnen, maar ook om grote kosten zoals de locatie.

Wanneer laat je de genodigden betalen? Ik denk dat je hierin drie mogelijkheden hebt:

1. De partyplanners betalen alle kosten eerst zelf. Als alle kosten definitief zijn, vraag je iedereen te betalen. Dit kan in de week van de babyshower zijn of daarna.
2. Nadat iedereen de uitnodiging heeft bevestigd, vraag je iedereen de minimum prijs per persoon te betalen, zodat je alvast een deel van de kosten kunt betalen. Vlak voor of na de babyshower vraag je om de overige kosten te betalen.
3. Nadat iedereen de uitnodiging heeft bevestigd, vraag je iedereen om de maximum prijs per persoon te betalen. Vlak voor of na de babyshower maak je het geld over dat iedereen te veel heeft betaald.

De makkelijkste manier om mensen te laten betalen vind ik via een Tikkie. Je kunt mensen ook je rekeningnummer geven en het bedrag laten overmaken of je kunt ze contant laten betalen, bijvoorbeeld op de dag van de babyshower.

Een andere manier is dat alle genodigden zelf een deel van de organisatie op zich nemen. De een neemt wat lekkers te eten mee, de ander zorgt voor iets te drinken en weer een ander regelt de decoratie. Op die manier verdeel je de kosten. Wil je toch dat iedereen exact evenveel betaalt? Dan is www.wiebetaaltwat.nl een handige website. Op deze website vult iedereen de kosten in en wordt automatisch berekend wie nog hoeveel geld aan de ander moet betalen.

Wat doe je met de kosten als iemand toch niet op de babyshower komt?

Soms zegt er iemand af voor de babyshower. Wanneer iemand afzegt maakt veel uit. Zegt iemand af bij het versturen van de uitnodigingen als je nog geen kosten hebt gemaakt? Of op de dag van de babyshower als alles al is betaald? Je hebt nu een aantal opties:

• Kijk of je kosten hebt die afhankelijk zijn van het aantal aanwezigen, zoals eten en drinken. Zeg de high-tea voor één persoon af of koop minder eten & drinken.
• Bereken de nieuwe totale kosten en deel dit door het aantal mensen dat wél aanwezig zal zijn op de babyshower. Dit hoeft niet te betekenen dat de kosten per persoon hoger zijn dan je ze in eerste instantie had verteld, omdat je 10% marge in de kosten had berekend.
• Als de kosten per persoon wel hoger zullen zijn kun je (1) de afwezige toch voor een deel van de kosten laten betalen, (2) de aanwezigen iets meer laten betalen of (3) zelf (de partyplanners) de kosten delen.

Nu je een idee hebt hoeveel de babyshower gaat kosten is het tijd om de uitnodigingen te versturen.

Verder lezen